Datenschutzerklärung

DSGVO-konforme Datenverarbeitung für Belegio

Stand: 19. Oktober 2026 · Gültig ab: 19. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die in dieser Erklärung beschriebene Datenverarbeitung ist:

Artur Hoffmann
zrapp.group
Okenstraße 352b
77654 Offenburg
Deutschland

E-Mail: support@zrapp.de
Telefon: +49 1522 69 39 034

2. Zweck der App

Belegio ist eine Shopify-Embedded-App zur automatischen Erstellung von PDF-Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen aus Shopify-Bestellungen — nach den Vorgaben von § 14 UStG aufgebaut.

Funktionen im Überblick:

• Automatische Erstellung von Rechnungen bei bezahlten Bestellungen (optional, durch Shop-Betreiber aktivierbar)
• Versand der PDF-Rechnung per E-Mail an den Kunden über den eigenen SMTP-Server des Shop-Betreibers (optional, durch Shop-Betreiber aktivierbar)
• Storno via Gutschrift, Lieferscheine
• Steuerregime-Erkennung: deutsche USt, EU-Reverse-Charge, OSS-Lokalsätze, Drittland, §19 Kleinunternehmer
• USt-IdNr.-Validierung gegen das EU-VIES-System (nur bei B2B-Bestellungen mit USt-IdNr.)
• Mehrsprachige PDFs und App-Oberfläche (DE/EN/FR/IT/ES/NL)

Belegio integriert KEINE externen Buchhaltungssysteme (kein DATEV, sevdesk, lexoffice, etc.) und überträgt KEINE Daten an externe Buchhaltungs-Anbieter.

3. Verarbeitete Daten

3.1 Shop-Konfigurationsdaten

• Shop-Domain (z.B. example.myshopify.com)
• Shop-Name, E-Mail des Shop-Inhabers, Zeitzone, Währung
• Verschlüsselter Shopify-OAuth-Token (zur API-Kommunikation mit dem Shop)
• Firmen-Stammdaten (Firmenname, Adresse, USt-IdNr., Steuer-Nr., Bankverbindung, Logo) — vom Shop-Inhaber in den Einstellungen hinterlegt

3.2 Bestellungs- und Kundendaten

Pro erstellter Rechnung werden folgende Daten der Kunden des Shop-Betreibers gespeichert (Empfänger der Rechnung):

• Vor- und Nachname, optional Firmenname
• Rechnungs- und Lieferadresse, Land
• E-Mail-Adresse (für PDF-Versand, falls aktiviert)
• USt-IdNr. (nur bei B2B-Bestellungen, falls vorhanden)
• Bestelldetails: Artikel, Menge, Einzelpreis, Steuer, Versandkosten, Gesamtbetrag, Bestelldatum, Zahlungsmethode
• Belegnummer, Belegdatum, Status sowie gegebenenfalls gespeicherte E-Rechnungs-XML. PDFs werden bei Bedarf aus den gespeicherten Belegdaten und den aktuellen Firmendaten und Darstellungseinstellungen erzeugt; ein unveränderliches PDF-Archiv wird dadurch nicht bereitgestellt.
• Vom Händler eingegebene Notizen, Belegtexte und konfigurierte Bestell-, Kunden- und Positionsmetafelder, soweit sie für den jeweiligen Beleg übernommen werden

3.3 Technische Logs

Zur Fehlerdiagnose und Sicherheit werden technische Server-Logs (z. B. Zeitstempel, aufgerufener Pfad, Status-Code, Fehlermeldungen) geschrieben. Aufgerufene URLs einschließlich Zugriffsparametern sowie Shop- und Belegkennungen können darin enthalten sein. Mit Einführung der Maskierung werden Empfängeradressen im regulären Versandprotokoll maskiert. Zuvor erzeugte Einträge können Kunden-E-Mail-Adressen im Klartext enthalten; bestehende Logs werden durch die Umstellung nicht nachträglich maskiert. Die zentrale Log-Auswertung bewahrt Logs 7 Tage auf; lokale Log-Dateien der Server-Container werden nach Größe überschrieben und haben keine feste Aufbewahrungsfrist in Tagen. Diese Regeln gelten auch für die Alteinträge.

4. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung zwischen Shop-Betreiber und Belegio sowie zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten zwischen Shop-Betreiber und dessen Endkunden (Rechnung als Vertragsdokument).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Verpflichtung des Shop-Betreibers: § 14 UStG (Rechnungsausstellung). Die Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO, § 14b UStG und den GoBD erfüllt der Shop-Betreiber selbst (siehe Abschnitt 6).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse: Sicherheitslogs, Betrugsprävention, technische Stabilität.

5. Hosting und Speicherung

Anwendung und Datenbank werden in Deutschland betrieben. Die Datenübermittlung an Shopify, Ihren SMTP-Anbieter und weitere Empfänger wird in Abschnitt 7 beschrieben. Der Serverstandort allein schließt Zugriffe aus Drittländern nicht aus.

5.1 Hosting-Anbieter

Die App-Infrastruktur (Server, PostgreSQL-Datenbank) wird betrieben bei:

IONOS SE
Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland

Standort der Server: Deutschland. Mit IONOS wurde gemäß Art. 28 DSGVO ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen. Datenschutzerklärung des Hosters: IONOS Datenschutz.

5.2 E-Mail-Versand

Rechnungen und andere Belege an Ihre Kunden versendet Belegio ausschließlich über den SMTP-Server, den der Shop-Betreiber in den Einstellungen hinterlegt hat. Einen eigenen Absender von Belegio für Rechnungen gibt es nicht. Den SMTP-Anbieter wählt der Shop-Betreiber selbst.

Belegio selbst versendet nur System-E-Mails (z. B. Benachrichtigungen zu Datenschutzanfragen) über AWS Simple Email Service (SES). Region: EU (Frankfurt, eu-central-1). AWS verarbeitet die E-Mail-Inhalte und Adressen ausschließlich zur Zustellung. AWS-Datenschutz: AWS EU Data Protection.

5.3 Datensicherung

Die Belegio-Datenbank wird einmal täglich um 02:00 UTC vollständig gesichert und mit AES-256 verschlüsselt. Die Sicherungen liegen auf demselben Server wie die Datenbank in Deutschland; eine vom Server getrennte Sicherungskopie besteht nicht. Ein Ausfall dieses Servers oder seines Datenträgers kann daher auch die Sicherungen betreffen. Es gibt keine fortlaufende Sicherung der Änderungen; bei einer Wiederherstellung aus einem Tagesbackup fehlen die Änderungen seit der letzten erfolgreichen Sicherung. Die vorgesehene Aufbewahrung beträgt 30 Tage; ältere Sicherungen werden durch einen automatischen Bereinigungslauf gelöscht.

6. Speicherdauer und Löschung

• Während der Nutzung: Firmendaten, Einstellungen und alle Belege bleiben gespeichert, solange die App installiert ist.
• Bei Deinstallation: Nach Verarbeitung der Deinstallationsmeldung werden die gespeicherten Shopify-Zugriffs-Token und Sitzungen entfernt, der Shop deaktiviert und die PDF-Links für Ihre Kunden gesperrt. Ein Export über die App ist danach nicht mehr möglich.
• Löschung der operativen Shop-Daten: Shopify sendet „shop/redact“ frühestens 48 Stunden nach der Deinstallation. Nach dessen Verarbeitung werden Firmendaten, Einstellungen, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine, Angebote, Nummernkreise und Aktivitätsprotokoll gelöscht. Bleibt das Ereignis aus, erfasst ein zusätzlicher Löschlauf Shops, die seit mehr als 72 Stunden deinstalliert sind. Er startet im laufenden Dienst erstmals nach fünf Minuten und danach jeweils sechs Stunden nach Abschluss des vorherigen Laufs. Bearbeitungsdauer, Rückstau oder Störungen können den Abschluss verzögern; fehlgeschlagene Löschungen werden erneut versucht. Die 72 Stunden sind keine zugesicherte Abschlussfrist. Eine vorher erkannte Neuinstallation stoppt die Shop-Löschung; bereits gelöschte Daten werden dadurch nicht wiederhergestellt.
• Datensicherungen: Gelöschte Daten können bis zur tatsächlichen Bereinigung in bestehenden Sicherungen enthalten bleiben. Die vorgesehene Aufbewahrung und das Bereinigungsverfahren beschreibt Abschnitt 5.3. Bis dahin sind die Sicherungen für den regulären Betrieb gesperrt; nach einer erforderlichen Wiederherstellung werden Löschweisungen erneut umgesetzt.
• Server-Logs: zentrale Log-Auswertung 7 Tage; lokale Log-Dateien werden nach Größe überschrieben (siehe Abschnitt 3.3).

7. Empfänger und Drittanbieter

7.1 Shopify Inc.

Shopify stellt die Plattform bereit, in der Belegio eingebettet läuft. Bestelldaten werden aus dem Shopify-Shop via API/Webhook abgerufen. Shopify ist Auftragsverarbeiter des Shop-Betreibers — nicht von Belegio. Shopify-Datenschutz: shopify.com/legal/privacy.

7.2 IONOS SE (Hosting)

Siehe Abschnitt 5.1. AVV gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

7.3 Amazon Web Services (E-Mail)

Siehe Abschnitt 5.2. AWS SES wird ausschließlich für System-E-Mails von Belegio verwendet (z. B. Benachrichtigungen zu Datenschutzanfragen). Rechnungs-E-Mails an Ihre Kunden laufen ausschließlich über Ihren selbst gewählten SMTP-Server; auch dieser kann ein AWS-Dienst sein. Anbieter der von uns genutzten System-E-Mails ist Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg. Bei Drittlandzugriffen gelten die von AWS bereitgestellten Übermittlungsgarantien, insbesondere Standardvertragsklauseln (Link in Abschnitt 5.2). Eine Kopie der einschlägigen Garantien kann über unseren Kontakt angefordert werden. Für die Vertragsbeziehung zu Ihrem SMTP-Anbieter sind Sie verantwortlich.

7.4 EU-Kommission (VIES)

Zur Validierung von USt-IdNrn. (nur bei B2B-Bestellungen) wird das offizielle VIES-System der EU-Kommission abgefragt. Übermittelt werden ausschließlich Ländercode und USt-IdNr. Die Antwort wird für den Prüfvorgang ausgewertet. Der technische Cache verwendet das Gültigkeitsergebnis für 24 Stunden bei gültigen und eine Stunde bei ungültigen Nummern; Name und Anschrift werden dort nicht gespeichert. Abgelaufene Einträge werden im Löschlauf entfernt. Belegbezogene Prüfnachweise einschließlich Name und Anschrift, soweit VIES sie liefert, bleiben davon getrennt während der Belegspeicherung erhalten. VIES-Dienst.

7.5 Prüfung von E-Rechnungen

Die Prüfung von E-Rechnungen (Mustang-Validator) läuft auf dem eigenen Server von Belegio. Dafür werden keine Daten an externe Dienste übermittelt.

8. Shopify GDPR-Webhooks

Belegio implementiert die von Shopify vorgeschriebenen DSGVO-Webhooks für Datenanfragen:

• customers/data_request — Auskunftsverlangen eines Endkunden über den Shop. Der Betreiber von Belegio wird benachrichtigt, stellt die Belege des Kunden zusammen und übergibt sie dem Shop-Betreiber, der dem Kunden antwortet.
• customers/redact — Löschverlangen eines Endkunden. Auf zugeordneten Belegen werden Name, Rechnungs- und Lieferanschrift, E-Mail-Adresse, USt-IdNr., Notizen, Bestell- und Kundenmetafelder sowie die gespeicherte E-Rechnungs-XML ersetzt bzw. geleert. Bei Positionsmetafeldern werden als personenbezogen konfigurierte Kundenangaben entfernt. Die Zuordnung erfolgt über E-Mail-Adresse oder Bestell-IDs. Bestell- und Belegkennungen sowie kaufmännische Daten können erhalten bleiben; weitere erforderliche Maßnahmen werden auf dokumentierte Weisung abgestimmt.
• shop/redact — frühestens 48 Stunden nach Deinstallation der App. Das Ereignis veranlasst die Löschung der operativen Shop-Daten einschließlich der Belege, sofern keine Neuinstallation erkannt wurde (siehe Abschnitt 6).

9. Ihre Rechte nach DSGVO

Als betroffene Person stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Art. 15 DSGVO — Auskunft über verarbeitete Daten
• Art. 16 DSGVO — Berichtigung unrichtiger Daten
• Art. 17 DSGVO — Löschung (gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Shop-Betreibers bleiben unberührt)
• Art. 18 DSGVO — Einschränkung der Verarbeitung
• Art. 20 DSGVO — Datenübertragbarkeit
• Art. 21 DSGVO — Widerspruch
• Art. 77 DSGVO — Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Widerspruch nach Art. 21 DSGVO: Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe oder Rechtsansprüche entgegenstehen. Ein Widerspruch gegen Direktwerbung ist jederzeit ohne besondere Gründe möglich. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen; die vorherige Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Für Endkundendaten ist der jeweilige Shop-Betreiber Ansprechpartner; wir unterstützen ihn bei der Bearbeitung und leiten unmittelbar eingehende Anliegen an ihn weiter.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter support@zrapp.de. Die zuständige Aufsichtsbehörde:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart
baden-wuerttemberg.datenschutz.de

10. Datensicherheit

• TLS-Verschlüsselung für öffentliche Web- und API-Zugriffe (HTTPS); für Ihren SMTP-Versand wählen Sie eine geeignete verschlüsselte Serverkonfiguration.
• Token-Verschlüsselung at-rest: Long-lived Installations-Token im Shop-Datensatz und SMTP-Passwörter werden AES-256-GCM verschlüsselt. Die separate, durch das Shopify-SDK verwaltete Sitzungsspeicherung ist von dieser anwendungsseitigen Verschlüsselung nicht erfasst.
• HMAC-Signaturen auf allen eingehenden Shopify-Webhooks
• JWT-Authentifizierung für interne Backend-API-Calls
• Minimale Scope-Anforderungen bei Shopify-OAuth: nur die für die App-Funktion notwendigen Berechtigungen
• Tägliche, verschlüsselte Backups der Datenbank um 02:00 UTC mit AES-256 auf demselben Server in Deutschland; vorgesehene Aufbewahrung 30 Tage mit automatischer Bereinigung (siehe Abschnitt 5.3)
• PDF-Zugangslinks: Reguläre signierte Kundenlinks sind bis zu 365 Tage gültig und ermöglichen den Abruf ohne Kundenkonto. Erneut zugesandte Links sind bestellbezogen und 24 Stunden gültig. Geben Sie die Links nur an berechtigte Empfänger weiter.

11. Cookies und technisch erforderliche Speicherung

Belegio setzt ausschließlich technisch erforderliche Cookies und Storage-Items, die für den Betrieb der eingebetteten Shopify-App notwendig sind:

• Shopify-OAuth-Session-Cookie — Authentifizierung des Shop-Inhabers gegenüber Shopify
• App-Bridge-Session — sicherer Embedded-Iframe-Kontext zwischen Shopify Admin und Belegio
• Backend-Session-Token — JWT für API-Aufrufe zwischen Frontend und Backend

Diese Cookies sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei, da sie für die vom Nutzer ausdrücklich gewünschte Bereitstellung der App-Funktion unbedingt erforderlich sind.

12. Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

Belegio verarbeitet personenbezogene Daten der Endkunden des Shop-Betreibers ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Shop-Betreibers.

Datenschutzrechtliche Rollenverteilung:

• Shop-Betreiber — Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Endkundendaten
• Belegio (Artur Hoffmann) — Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO

Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO wird elektronisch in der App geschlossen. Spätestens mit der Erstellung des ersten Belegs gilt er als angenommen. Der vollständige Vertrag ist jederzeit hier einsehbar: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Fragen dazu an support@zrapp.de mit Angabe der Shop-Domain.

Der AVV regelt insbesondere: Umfang der Verarbeitung, technisch-organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO), Subverarbeiter (IONOS, AWS SES) sowie Weisungs- und Kontrollrechte des Verantwortlichen.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Bei wesentlichen Änderungen wird der Stand oben aktualisiert. Aktive Shop-Betreiber werden zusätzlich per E-Mail über relevante Änderungen informiert.

Letzte Aktualisierung: 19. Oktober 2026